Informationen zum Datenschutz
KI‑gestützte Verarbeitung
Verantwortlicher
Verantwortlich für die nachfolgend beschriebene Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist die
Earlybird GmbH & Co. KG
Münzstraße 23
10178 Berlin
E-Mail: dataprotection@earlybird.com
Datenschutzbeauftragter
Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gern für Auskünfte oder Anregungen zum Thema Datenschutz zur Verfügung:
datenschutz nord GmbH
Zweigstelle Berlin-Charlottenburg
Kurfürstendamm 212, 10719 Berlin
E-Mail: office@datenschutz-nord.de
Worum geht es bei dieser Verarbeitung?
Wir setzen zur Unterstützung unserer operativen Arbeitsabläufe ein KI-gestütztes Assistenzsystem ein (das Produkt Claude des Anbieters Anthropic, PBC). Das System hilft uns dabei, Informationen aus unseren eigenen Geschäftsunterlagen, Arbeitsergebnissen und unserer Korrespondenz zusammenzufassen, Entwürfe für interne Dokumente zu erstellen und wiederkehrende Aufgaben effizienter zu erledigen, beispielsweise bei der Akquise von Investitionsmöglichkeiten, der Vorbereitung von Sitzungen unseres Investitionsausschusses und der Betreuung unserer Portfolios.
Wichtig ist hier: Die vom System erzeugten Ergebnisse werden stets von unseren Beschäftigten geprüft. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Insbesondere treffen wir keine Sie betreffenden Entscheidungen allein auf Grundlage einer automatisierten Verarbeitung.
Welche Daten verarbeiten wir hierbei?
Im Rahmen dieser Verarbeitung können je nach Sachverhalt insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten betroffen sein:
• Kontakt- und Identifikationsdaten (z.B. Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktion/Position)
• berufliche und unternehmensbezogene Daten (z.B. Unternehmen/Firma, Rolle im Unternehmen, beruflicher Werdegang, Beteiligungs- und Gründungsinformationen)
• Inhalte der Korrespondenz und damit verbundener Dokumente (z.B. E-Mails, Notizen, Präsentationen, Deal-Unterlagen)
• Informationen aus öffentlich zugänglichen Quellen und von spezialisierten Datenanbietern (z.B. Branchen- und Marktdatenbanken).
Wir sind bemüht, die Verarbeitung auf die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten zu beschränken. Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, Daten zur politischen oder religiösen Überzeugung) sind nicht Gegenstand dieser Verarbeitung. Wir fordern solche Daten nicht an und bitten Sie, uns solche Daten nicht unaufgefordert zu übermitteln.
Woher stammen Ihre Daten? (Art. 14 DSGVO)
Soweit wir Ihre Daten nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben haben, stammen sie aus den folgenden Quellen:
• aus unserer Geschäftskorrespondenz und aus Kontakten, die im Rahmen unserer Investitionstätigkeit entstehen (z.B. Weiterempfehlungen, gemeinsame Geschäftsbeziehungen)
• von spezialisierten Anbietern von Markt- und Unternehmensdaten (z.B. Harmonic, Dealroom), die als eigenständig Verantwortliche tätig sind.
• aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Unternehmenswebseiten, Handelsregister, berufliche Netzwerke, Presseberichte).
Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung?
Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der effizienten Durchführung unserer Tätigkeiten, insbesondere in der Identifizierung und Bewertung von Investitionsmöglichkeiten, der Vorbereitung von Investitionsentscheidungen und der Betreuung unserer Portfoliounternehmen sowie im wirtschaftlich sinnvollen Einsatz unterstützender Technologien.
Wir haben Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten gegen unser berechtigtes Interesse abgewogen. Dabei berücksichtigen wir, dass wir überwiegend geschäftliche Kontaktdaten verarbeiten, die Ergebnisse des Assistenzsystems einer menschlichen Letztüberprüfung unterliegen, keine automatisierten Einzelentscheidungen getroffen werden und wir durch technische und organisatorische Maßnahmen den Eingriff begrenzen. Sie haben jederzeit das Recht, dieser Verarbeitung zu widersprechen.
Empfänger von Daten
Für den Betrieb des KI-gestützten Assistenzsystems setzen wir den Anbieter Anthropic, PBC (USA) als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO ein. Wir haben mit Anthropic einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der Anthropic an unsere Weisungen bindet und zur Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen und u.a. der Einhaltung angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen verpflichtet worden. Anthropic wurde sorgfältig ausgewählt und erhält nur in dem Umfang und für den benötigten Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erbringung der Leistungen erforderlich ist.
Beim Einsatz von Anthropic kann es zu einer Datenübermittlung in die USA kommen. Die USA gelten nicht uneingeschränkt als Land mit einem nach europäischen Maßstäben angemessenen Datenschutzniveau. Um Ihre Daten dennoch abzusichern, stützen wir die Übermittlung auf die geschlossenen Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.
Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Soweit wir Ihre Daten aus den oben genannten Quellen erhalten, sind Sie nicht verpflichtet, uns diese selbst bereitzustellen. Ein Widerspruch oder die Nichtbereitstellung kann jedoch dazu führen, dass wir Sie im Rahmen unserer Investitionstätigkeiten nicht oder nur eingeschränkt berücksichtigen können.
Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Ihre Rechte als betroffene Person
Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Ein Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht. Jede betroffene Person hat zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt (Art. 77 DSGVO).
In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sie haben zudem das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Direktwerbung einzulegen. Das gilt auch für das mit einer Direktwerbung in Verbindung stehende Profiling.
Data Protection Information
AI-Assisted Processing
Controller
The controller responsible for the processing of personal data described below is
Earlybird GmbH & Co. KG
Münzstraße 23
10178 Berlin
Email: dataprotection@earlybird.com
Data Protection Officer
Our Data Protection Officer is happy to assist you with information or suggestions on data protection matters:
datenschutz nord GmbH
Berlin-Charlottenburg branch
Kurfürstendamm 212, 10719 Berlin
Email: office@datenschutz-nord.de
What is this processing about?
To support our operational workflows, we use an AI-based assistance system (the product Claude from the provider Anthropic, PBC). The system helps us summarise information from our own business documents, work product and correspondence, draft internal documents and handle recurring tasks more efficiently, for example in sourcing investment opportunities, preparing the meetings of our investment committee and supporting our portfolios.
One point matters here: the results generated by the system are always reviewed by our staff. There is no solely automated decision-making within the meaning of Art. 22 GDPR. In particular, we do not take any decisions concerning you based solely on automated processing.
What data do we process in this context?
Depending on the circumstances, this processing may in particular involve the following categories of personal data:
Contact and identification data (e.g. name, business email address, telephone number, function/position)
Professional and company-related data (e.g. company/firm, role within the company, professional background, shareholding and founder information)
Content of correspondence and related documents (e.g. emails, notes, presentations, deal materials)
Information from publicly accessible sources and from specialised data providers (e.g. industry and market databases).
We aim to limit the processing to the data required for the relevant purpose. Special categories of personal data within the meaning of Art. 9 GDPR (e.g. health data, data on political or religious beliefs) are not part of this processing. We do not request such data and ask that you do not send us such data without being asked.
Where does your data come from? (Art. 14 GDPR)
Where we have not collected your data directly from you, it comes from the following sources:
From our business correspondence and from contacts that arise in the course of our investment activity (e.g. referrals, shared business relationships)
From specialised providers of market and company data (e.g. Harmonic, Dealroom), which act as independent controllers.
From publicly accessible sources (e.g. company websites, the commercial register, professional networks, press coverage).
For what purposes and on what legal basis does the processing take place?
We process your data on the basis of our legitimate interest pursuant to Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in carrying out our activities efficiently, in particular in identifying and assessing investment opportunities, preparing investment decisions and supporting our portfolio companies, as well as in the economically sensible use of supporting technologies.
We have weighed your interests, fundamental rights and freedoms against our legitimate interest. In doing so, we take into account that we predominantly process business contact data, that the results of the assistance system are subject to a final human review, that no automated individual decisions are taken, and that we limit the impact through technical and organisational measures. You have the right to object to this processing at any time.
Recipients of data
To operate the AI-based assistance system, we use the provider Anthropic, PBC (USA) as a processor within the meaning of Art. 28 GDPR. We have concluded a data processing agreement with Anthropic that binds Anthropic to our instructions and obliges it to comply with the applicable data protection rules and, among other things, to maintain appropriate technical and organisational measures. Anthropic was carefully selected and is granted access to your data only to the extent and for the period required to provide the services.
When using Anthropic, data may be transferred to the USA. The USA is not considered, without restriction, to be a country with a level of data protection that is adequate by European standards. To safeguard your data nonetheless, we base the transfer on the standard data protection clauses concluded pursuant to Art. 46(2)(c) GDPR.
Is there an obligation to provide the data?
Providing your data is neither legally nor contractually required. Where we receive your data from the sources named above, you are not obliged to provide it to us yourself. An objection or the non-provision of data may, however, mean that we cannot consider you, or can only consider you to a limited extent, in the course of our investment activities.
How long do we store your data?
We store your data only for as long as is necessary for the purposes stated or as long as statutory retention obligations exist.
Your rights as a data subject
As a data subject, you have the right to access the personal data concerning you (Art. 15 GDPR) as well as to rectification of inaccurate data (Art. 16 GDPR) or to erasure, provided one of the grounds set out in Art. 17 GDPR applies, e.g. where the data is no longer needed for the purposes pursued. There is also the right to restriction of processing where one of the conditions set out in Art. 18 GDPR is met, and, in the cases covered by Art. 20 GDPR, the right to data portability. Where data is processed on the basis of your consent, you are entitled under Art. 7 GDPR to withdraw your consent to the use of your personal data at any time. A withdrawal does not affect the lawfulness of the processing carried out on the basis of the consent up to the point of withdrawal. Every data subject also has the right to lodge a complaint with a supervisory authority if they consider that the processing of the data concerning them infringes data protection rules (Art. 77 GDPR).
Right to object
Where we process your personal data on the legal basis of Art. 6(1)(e) or (f) GDPR, you have the right to object at any time, on grounds relating to your particular situation. We will then no longer process the personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing that override your interests, rights and freedoms, or unless the processing serves to establish, exercise or defend legal claims.
You also have the right to object at any time to the processing of your data for direct marketing purposes. This also applies to profiling connected with such direct marketing.
