Informationen zum Datenschutz gemäß Art. 13 DSGVO
DATENSCHUTZHINWEISE FÜR BEWERBER:INNEN
Teil 1: Bewerbungsverfahren
Informationen zum Datenschutz
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns einen hohen Stellenwert. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie sich bei uns auf eine Stelle oder initiativ bewerben.
Verantwortlicher
Earlybird GmbH & Co. KG
Münzstraße 23
10178 Berlin
dataprotection@earlybird.com
Datenschutzbeauftragter
datenschutz nord GmbH
Niederlassung Berlin-Charlottenburg
Kurfürstendamm 212
10719 Berlin
office@datenschutz-nord.de
Verarbeitete Daten und Zweck der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen.
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erheben wir die personenbezogenen Daten, die für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere Ihre Kontaktdaten wie Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie alle Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung wie Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen und Ihre Antworten auf unsere Fragen. Im Laufe des Verfahrens verarbeiten wir zudem Daten, die dabei entstehen, insbesondere Gesprächsnotizen, Bewertungen, Termindaten und unsere Korrespondenz mit Ihnen. Unterbreiten wir Ihnen ein Angebot, verarbeiten wir auch die Angebotsdaten einschließlich der Gehaltsangaben. Beantragen Sie die Erstattung von Reisekosten, benötigen wir zusätzlich Ihre Bankverbindung.
Rechtsgrundlagen
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten im Bewerbungsverfahren ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG.
Enthalten Ihre Bewerbungsunterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten oder Angaben zu einer Schwerbehinderung), verarbeiten wir diese auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Bitte teilen Sie uns solche Angaben nur mit, wenn sie für Ihre Bewerbung relevant sind.
Stellen Sie uns freiwillig weitere personenbezogene Daten zur Verfügung oder willigen Sie ein, dass wir Ihre Bewerbung für künftige Stellenangebote aufbewahren, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Soweit wir Daten über das Bewerbungsverfahren hinaus speichern, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, uns gegen Ansprüche verteidigen zu können, insbesondere nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Herkunft der Daten
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens mitteilen. Darüber hinaus können wir Daten aus anderen Quellen erhalten, etwa von Personalvermittlungen und Headhuntern, durch Empfehlungen unserer Mitarbeitenden sowie aus öffentlich zugänglichen Angaben in berufsorientierten sozialen Netzwerken wie LinkedIn. Bewerben Sie sich über ein Jobportal eines Drittanbieters (z. B. LinkedIn), verarbeitet der Portalbetreiber Ihre Daten in eigener Verantwortung und übermittelt Ihre Bewerbung an uns.
Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Alle Entscheidungen im Bewerbungsverfahren werden von Menschen getroffen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Datensicherheit
Ihre Daten werden stets vertraulich behandelt. Zugriff haben nur die am Bewerbungsverfahren beteiligten Personen, die diesen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Wir schützen Ihre Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere durch Verschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung sowie durch auf berechtigte Personen beschränkte Zugriffe.
Empfänger der Daten
Innerhalb von Earlybird wird Ihre Bewerbung nur an das Team bzw. die Personen weitergeleitet, die über die jeweilige Stelle entscheiden.
Wir setzen Dienstleister ein, die Ihre Daten ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeiten, insbesondere in den Bereichen IT, Bewerbermanagement (Online-Bewerbungssystem) und Kommunikation mit Ihnen (E-Mail, Terminplanung, Videointerviews). Diese Dienstleister sind Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO und durch Auftragsverarbeitungsverträge gebunden.
Wir verkaufen Ihre Daten nicht und geben sie nicht an Dritte für deren eigene Zwecke weiter.
Übermittlung in Drittländer
Einige der von uns eingesetzten Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten in den USA oder in anderen Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (Drittländer). Dies betrifft insbesondere unser Online-Bewerbungssystem, dessen Server sich in den USA befinden. Wir übermitteln Ihre Daten nur dann in Drittländer, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.
Für Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 Abs. 3 DSGVO), sofern der Empfänger danach zertifiziert ist. Zusätzlich sowie in allen Fällen, in denen kein Angemessenheitsbeschluss greift, haben wir mit den jeweiligen Dienstleistern EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO vereinbart. Eine Kopie dieser Garantien können Sie über die oben genannten Kontaktdaten anfordern.
Dauer der Datenspeicherung
Wir löschen Ihre Daten, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Kommt es nicht zu einer Einstellung, löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten in der Regel spätestens sechs Monate, nachdem wir Ihnen die Entscheidung mitgeteilt haben. Diese Frist ermöglicht es uns, uns gegen etwaige Rechtsansprüche zu verteidigen.
Ist Ihre Bewerbung für uns weiterhin interessant, obwohl es nicht zu einer Einstellung kommt, fragen wir Sie, ob Sie in die Aufbewahrung für künftige Stellenangebote einwilligen. In diesem Fall speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, längstens jedoch [24 Monate].
Einzelne Daten können länger gespeichert werden, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, z. B. Belege der Reisekostenabrechnung nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften (in der Regel sechs bis zehn Jahre).
Schließen Sie mit uns einen Arbeitsvertrag, werden Ihre Daten in Ihre Personalakte übernommen und für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis erhalten Sie bei Beginn Ihrer Tätigkeit.
Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?
Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Ohne die für das Bewerbungsverfahren erforderlichen Daten können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht berücksichtigen.
Ihre Rechte als betroffene Person
Ihnen stehen hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:
Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung, sofern einer der Gründe des Art. 17 DSGVO vorliegt, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind
Einschränkung der Verarbeitung, sofern eine der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO erfüllt ist
Datenübertragbarkeit in den Fällen des Art. 20 DSGVO
Widerruf einer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Bitte beachten Sie, dass wir bestimmte Daten trotz Widerrufs aufbewahren müssen, um gesetzliche Pflichten zu erfüllen (siehe „Dauer der Datenspeicherung“).
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an dataprotection@earlybird.com oder an unseren Datenschutzbeauftragten.
Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
TEIL 2: NUTZUNG UNSERER KARRIERESEITE
Anbieter der Karriereseite
Unsere Karriereseite und unser Online-Bewerbungssystem werden von der Ashby, Inc., 49 Geary Street, Suite 411, San Francisco, CA 94108, USA, bereitgestellt. Ashby betreibt die Software und diese Karriereseite ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines mit uns geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags. Verantwortlicher für alle auf dieser Karriereseite verarbeiteten personenbezogenen Daten, einschließlich Ihrer Bewerbung, bleibt die Earlybird GmbH & Co. KG.
Die Daten, die Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung übermitteln, werden bei der Übertragung verschlüsselt (TLS) und verschlüsselt gespeichert. Die Speicherung erfolgt auf Servern in den USA. Zu den Garantien für diese Übermittlung siehe oben unter „Übermittlung in Drittländer“.
Nutzungsdaten (Server- und Fehlerprotokolle)
Bei jedem Aufruf dieser Karriereseite werden automatisch allgemeine technische Daten erfasst, etwa der Domainname der Website, Browsertyp und -version, Betriebssystem, IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs. Tritt ein Fehler auf, werden dieselben Daten zusammen mit dem Zeitpunkt des Fehlers zusätzlich in einem Fehlerprotokoll erfasst.
Wir verarbeiten diese Daten, um die Website auszuliefern und darzustellen, ihre Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten, insbesondere um Missbrauch und Angriffe zu erkennen und abzuwehren, sowie um Fehler zu erkennen und zu beheben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und fehlerfreien Bereitstellung der Karriereseite. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, eine weitere Speicherung ist zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich.
Cookie-Einsatz
Auf dieser Karriereseite werden ausschließlich Cookies und ähnliche Technologien eingesetzt, die für die Bereitstellung der Website und der von Ihnen angeforderten Bewerbungsfunktion unbedingt erforderlich sind, etwa um Ihre Sitzung aufrechtzuerhalten, das Bewerbungsformular vor Missbrauch zu schützen und Ihre Spracheinstellungen zu speichern. Die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät und der Zugriff darauf erfolgen auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Analyse- oder Marketing-Cookies setzen wir auf dieser Karriereseite nicht ein.
Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Cookies blockiert werden. Bitte beachten Sie, dass die Nutzung der Karriereseite, insbesondere das Absenden von Bewerbungen, dann eingeschränkt oder nicht möglich sein kann.
Änderungen dieser Datenschutzhinweise
Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich unsere Verarbeitungstätigkeiten oder die rechtlichen Anforderungen ändern, etwa bei Einführung neuer Funktionen. Es gilt die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs bzw. Ihrer Bewerbung veröffentlichte Fassung.
Stand: 21. Oktober, 2026
Data protection information in accordance with Article 13 GDPR
PRIVACY NOTICE FOR APPLICANTS
PART 1: APPLICATION PROCESS
Information on Data Protection
Compliance with data protection regulations is a high priority for us. Below, we inform you in accordance with Article 13 GDPR about how we process your personal data when you apply for a job with us or submit an unsolicited application.
Controller
Earlybird GmbH & Co. KG
Münzstraße 23
10178 Berlin
Germany
dataprotection@earlybird.com
Data Protection Officer
datenschutz nord GmbH
Berlin-Charlottenburg branch
Kurfürstendamm 212
10719 Berlin
office@datenschutz-nord.de
Data We Process and Purpose of Processing
We process your personal data solely for the applicant selection process and for the decision on whether to establish an employment relationship with you.
As part of the application process, we ask you for the personal data necessary to process your application. This includes in particular your contact data, such as your name, address, email address and phone number, as well as all data related to your application, such as your CV, certificates, qualifications and your answers to our questions. During the application process, we also process data that arises in the course of it, in particular interview notes, assessments, scheduling data and our correspondence with you. If we make you an offer, we also process the offer data, including salary details. If you apply for reimbursement of travel expenses, we also need your bank details.
Legal Basis
The legal basis for processing your data in the application process is Article 6(1)(b) GDPR in conjunction with Section 26 BDSG.
If your application documents contain special categories of personal data within the meaning of Article 9(1) GDPR (e.g. health data or information on a severe disability), we process them on the basis of Article 9(2)(b) GDPR in conjunction with Section 26(3) BDSG. Please only share such information with us if it is relevant to your application.
If you voluntarily provide us with additional personal data, or if you consent to us keeping your application for future job openings, we process your data on the basis of your consent in accordance with Article 6(1)(a) and Article 7 GDPR in conjunction with Section 26(2) BDSG. You may withdraw your consent at any time with effect for the future.
Where we store data beyond the application process in order to establish, exercise or defend legal claims, the legal basis is Article 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in being able to defend ourselves against claims, in particular under the German General Equal Treatment Act (AGG).
Sources of Data
We process the personal data that you provide to us during the application process. In addition, we may receive data from other sources, such as recruitment agencies and headhunters, referrals from our employees, and data published on job-oriented social networks, e.g. LinkedIn. If you apply via a third-party job portal (e.g. LinkedIn), the portal operator processes your data under its own responsibility and transmits your application to us.
No Automated Decision-Making
All decisions in the application process are made by people. We do not use automated decision-making, including profiling, within the meaning of Article 22 GDPR.
Data Security
Your data is treated confidentially at all times. Access is restricted to the persons involved in the application process who need it to fulfil their tasks. We protect your data with appropriate technical and organisational measures, in particular encryption during transmission and storage and access restricted to authorised persons.
Recipients of Data
Within Earlybird, your application is forwarded only to the team or persons who decide on the respective position.
We use service providers that process your data strictly in accordance with our instructions, in particular in the areas of IT, application management (online application system) and communication with you (email, scheduling, video interviews). These service providers act as processors within the meaning of Article 28 GDPR and are bound by data processing agreements.
We do not sell your data and do not pass it on to third parties for their own purposes.
Transfers to Third Countries
Some of the service providers we use process personal data in the USA or in other countries outside the European Economic Area (third countries). This applies in particular to our online application system, whose servers are located in the USA. We only transfer your data to third countries if the requirements of Articles 44 et seq. GDPR are met.
For transfers to the USA, we rely on the adequacy decision of the European Commission for the EU-U.S. Data Privacy Framework (Article 45(3) GDPR), provided that the recipient is certified under it. In addition, and wherever no adequacy decision applies, we have agreed EU Standard Contractual Clauses pursuant to Article 46(2)(c) GDPR with the respective service providers. You can request a copy of these safeguards using the contact details above.
Data Retention
We delete your data as soon as it is no longer required for the purposes stated above. If your application is unsuccessful, we usually delete or anonymise your data no later than six months after you have been informed of the decision. This period allows us to defend ourselves against potential legal claims.
If you have not been hired, but your application is still of interest to us, we will ask you whether you consent to us keeping it for future job openings. In that case, we store your data until you withdraw your consent, but no longer than 24 months.
Individual data may be stored for longer where statutory retention obligations apply, e.g. travel expense receipts under German commercial and tax law (generally six to ten years).
If you sign an employment contract with us, your data will be transferred to your personnel file and stored for the duration of the employment relationship. You will receive further information on data processing in the employment relationship when you start working with us.
Is the Provision of Data Mandatory?
You are not legally or contractually obliged to provide your personal data. However, without the data required for the application process, we cannot consider your application.
Your Rights as a Data Subject
You have the following rights with regard to your personal data:
Right of access (Article 15 GDPR)
Right to rectification of inaccurate data (Article 16 GDPR)
Right to erasure if one of the grounds in Article 17 GDPR applies, e.g. if the data is no longer necessary for the purposes pursued
Right to restriction of processing if one of the conditions in Article 18 GDPR is met
Right to data portability in the cases of Article 20 GDPR
Right to withdraw consent at any time with effect for the future (Article 7(3) GDPR). Processing carried out before the withdrawal remains lawful. Please note that we may have to retain certain data despite your withdrawal in order to comply with legal obligations (see "Data Retention").
Right to lodge a complaint with a supervisory authority (Article 77 GDPR), in particular in the Member State of your habitual residence, place of work or place of the alleged infringement.
To exercise your rights, please contact dataprotection@earlybird.com or our Data Protection Officer.
Right to Object
You have the right to object at any time, on grounds relating to your particular situation, to the processing of your personal data based on Article 6(1)(e) or (f) GDPR, including profiling based on those provisions. We will then no longer process your personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms, or the processing serves the establishment, exercise or defence of legal claims.
Part 2: Use of our recruitment website
Provider of the Recruitment Website
Our recruitment website and our online application system are provided by Ashby, Inc., 49 Geary Street, Suite 411, San Francisco, CA 94108, USA. Ashby operates the software and this recruitment website exclusively on our behalf and in accordance with our instructions as a processor within the meaning of Article 28 GDPR, on the basis of a data processing agreement concluded with us. Earlybird GmbH & Co. KG remains the controller for all personal data processed on this recruitment website, including your application.
Data you transmit as part of your application is encrypted during transmission (TLS) and stored in encrypted form. The data is stored on servers in the USA. For the safeguards applicable to this transfer, please see "Transfers to Third Countries" above.
Usage Data (Server Logs and Error Logs)
Each time you access this recruitment website, general technical data is automatically collected, such as the domain name of the website, browser type and version, operating system, IP address and the date and time of access. If an error occurs, the same data is also recorded in an error log, together with the time of the error.
We process this data to deliver and display the website, to ensure its security and stability, in particular to detect and defend against misuse and attacks, and to identify and fix errors. The legal basis is Article 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in the secure and error-free provision of the recruitment website. The data is deleted as soon as it is no longer required for these purposes, unless further storage is necessary to investigate a specific security incident.
Use of Cookies
This recruitment website uses only cookies and similar technologies that are strictly necessary to provide the website and the application function you have requested, for example to maintain your session, to protect the application form against misuse and to save your language settings. The storage of information on your device and access to it are based on Section 25(2)(2) TDDDG. The subsequent processing of the data is based on Article 6(1)(f) GDPR. We do not use analytics or marketing cookies on this recruitment website.
You can configure your browser to block cookies. Please note that this may restrict or prevent the use of the recruitment website, in particular the submission of applications.
Changes to This Privacy Notice
We will update this privacy notice if our processing activities or the legal requirements change, for example when we introduce new functions. The version published at the time of your visit or application applies.
Last updated: October 21, 2026
