Informationen gemäß Art. 13 und 14 DSGVO für Beschäftigte
Datenschutzhinweise für Beschäftigte
Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Für die Datenverarbeitung ist die
Earlybird GmbH & Co. KG
Münzstraße 23
10178 Berlin
verantwortlich, mit der Sie einen Arbeitsvertrag geschlossen haben.
Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter dataprotection@earlybird.com.
Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Pflichten werden wir von unserem Datenschutzbeauftragten unterstützt:
datenschutz nord GmbH, Zweigstelle Berlin-Charlottenburg
Kurfürstendamm 212
10719 Berlin
office@datenschutz-nord.de
Daten, die wir verarbeiten
Im Rahmen des Einstellungsverfahrens bitten wir Sie, einen Personalfragebogen auszufüllen. Mit Hilfe des Personalfragebogens erheben wir personenbezogene Daten, die wir für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses sowie insbesondere für die ordnungsgemäße Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigen (Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die als verpflichtend gekennzeichneten Angaben sind für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Ohne diese Angaben kann das Arbeitsverhältnis ggf. nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden (z. B. Lohnabrechnung). Die als freiwillig bzw. optional gekennzeichneten Felder müssen nicht ausgefüllt werden.
Neben Stamm- und Kontaktdaten erheben und speichern wir Angaben zu Ihrer Beschäftigung bei uns sowie zu Ihrer Qualifikation und Ihrem bisherigen Werdegang. Hierzu gehören auch die Informationen, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens überlassen haben. Angaben zu bestehenden Nebenbeschäftigungen erheben wir, um die Vereinbarkeit mit Ihrer Tätigkeit bei uns prüfen zu können.
Wir erheben zudem steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevante Daten. Hierzu gehören insbesondere Ihre Steueridentifikationsnummer, Steuerklasse, etwaige Kinderfreibeträge sowie Angaben zur Konfession (sofern steuerrechtlich relevant). Diese und weitere gesetzlich in § 39e Einkommensteuergesetz geregelte Daten erheben wir ggf. auch über Dritte (vgl. hierzu „Quellen der Daten“).
Darüber hinaus erfassen wir Angaben zu steuerpflichtigen Vorbeschäftigungszeiten im laufenden Kalenderjahr, um die steuerliche Berechnung korrekt vornehmen zu können. Wir erheben zudem Informationen zu Ihrer Krankenversicherung und ggf. zu weiteren beschäftigungsrelevanten Zusatzversicherungen, um unseren gesetzlichen Zahlungs- und Meldepflichten nachzukommen.
Im Rahmen der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge fragen wir nach Ihrer Elterneigenschaft, Anzahl und Geburtsdaten der Kinder. Wir benötigen diese Information, um festzustellen, ob nach § 55 Abs. 3 Sozialgesetzbuch XI der Beitragszuschlag für Kinderlose zur Pflegeversicherung entfällt. Gegebenenfalls bitten wir Sie, Ihre Elterneigenschaft durch geeignete Dokumente nachzuweisen. In diesem Fall nehmen wir lediglich den Vermerk über die Prüfung der Elterneigenschaft in Ihre Personalakte auf und geben die Unterlagen zurück bzw. vernichten diese.
Sofern Sie zum Zeitpunkt der Einstellung noch nicht volljährig sind, bitten wir ggf. um die Vorlage einer ärztlichen Erstuntersuchungsbescheinigung. Hierzu sind wir nach § 32 Jugendarbeitsschutzgesetz verpflichtet.
In bestimmten Fällen bitten wir Sie um Vorlage einer Arbeitserlaubnis bzw. einer Aufenthaltsgenehmigung. Dies erfolgt nur, sofern diese für die Prüfung der Rechtmäßigkeit Ihrer Beschäftigung erforderlich ist.
Freiwillige Angaben
Felder, die im Personalfragebogen als freiwillig bzw. optional gekennzeichnet sind oder Ihnen anderweitig als freiwillige Angabe ausgewiesen werden, müssen nicht ausgefüllt bzw. gemacht werden.
Im Rahmen des Einstellungsverfahrens fragen wir Sie beispielsweise, ob eine Schwerbehinderung vorliegt. Diese Angabe dient der Wahrung Ihrer Rechte nach dem Sozialgesetzbuch IX sowie der Berechnung einer etwaigen Ausgleichsabgabe gemäß § 160 Sozialgesetzbuch IX. Während der ersten sechs Monate des Beschäftigungsverhältnisses ist die Beantwortung freiwillig. Nach Ablauf dieser Frist sind Sie verpflichtet, wahrheitsgemäß anzugeben, ob eine Schwerbehinderung vorliegt.
Sofern wir Sie im Rahmen des Einstellungsverfahrens oder zu einem späteren Zeitpunkt um Fotos bitten (z. B. für interne Kommunikationszwecke, Organigramme, LinkedIn oder die Unternehmensseite), erfolgt dies auf Grundlage einer gesonderten Einwilligungserklärung. Die Erteilung der Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG.
Weitere Datenverarbeitungen
Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten wir weitere personenbezogene Daten, insbesondere zu Krankheitszeiten, Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Sonderurlaub, Mutterschutz) sowie Arbeitszeiten. Dabei gilt der Grundsatz, dass diese Daten nur erhoben und verarbeitet werden, sofern dies zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nach § 26 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erforderlich oder durch andere Rechtsvorschriften legitimiert ist.
Im Rahmen Ihrer Tätigkeit können Sie Zugang zu Systemen erhalten, in denen weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden. So werden beispielsweise bei der Nutzung von E-Mail- und Telefonsystemen Kommunikationsdaten verarbeitet. Bei Zugängen zu besonders geschützten Bereichen können Benutzeraccounts inkl. Zugangsdaten verarbeitet werden. Sofern Sie Reisen buchen oder Reisekosten und Spesen abrechnen, werden Ihre Reise-, Beleg- und Bankdaten verarbeitet. Darüber hinaus erfassen wir Ihre Arbeits- bzw. Projektzeiten zu Abrechnungs- und Dokumentationszwecken sowie den mit Ihnen geführten geschäftlichen Schriftverkehr.
Zur Gewährleistung der Informationssicherheit, zu der wir als beaufsichtigte Kapitalverwaltungsgesellschaft auch aufsichtsrechtlich verpflichtet sind, verwalten wir die Ihnen überlassenen Endgeräte zentral, setzen Sicherheitssoftware ein und sichern unsere Systeme regelmäßig. Dabei werden insbesondere Geräte- und Benutzerkennungen, Angaben zu installierter Software, Anmelde- und Protokolldaten sowie sicherheitsrelevante Ereignisse verarbeitet. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für Zwecke der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. den aufsichtsrechtlichen Anforderungen an die IT-Sicherheit sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Im Rahmen von Mitarbeiter-, Feedback- und Entwicklungsgesprächen verarbeiten wir Angaben zu vereinbarten Zielen, Feedback, Leistungsbeurteilungen und Ihrer beruflichen Entwicklung.
Wir dokumentieren Ihre Teilnahme an verpflichtenden Schulungen (z. B. zu Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance), um gesetzliche und aufsichtsrechtliche Schulungspflichten nachweisen zu können.
Bei der Nutzung von KI-Anwendungen (z. B. Chat- und Rechercheassistenten oder Anwendungen zur Erstellung von Gesprächsnotizen) können personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere Ihre Benutzerkennung, Ihre Eingaben und die erzeugten Ergebnisse sowie Inhalte und Transkripte von Besprechungen, an denen Sie teilnehmen. Wir setzen nur KI-Anwendungen ein, die wir zuvor geprüft und freigegeben haben. Entscheidungen über das Beschäftigungsverhältnis treffen wir nicht ausschließlich auf Grundlage einer automatisierten Verarbeitung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
Wir führen eine Personalakte, in der die für das Beschäftigungsverhältnis relevanten Informationen gespeichert und dokumentiert werden. Wenn Sie Einsicht in Ihre Personalakte nehmen möchten, können Sie sich jederzeit an die Personalabteilung wenden.
Sofern wir eine Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses prüfen oder vorbereiten, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten. Hierzu gehören insbesondere krankheitsbedingte Fehlzeiten oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen im Falle einer krankheitsbedingten Kündigung sowie gegebenenfalls Angaben zur Vorbereitung und Durchführung einer Sozialauswahl gemäß § 1 Abs. 3 KSchG (insbesondere Dauer der Betriebszugehörigkeit, Lebensalter, Unterhaltspflichten und ggf. Schwerbehinderung). Im Falle einer außerordentlichen Kündigung können zudem Daten zur Interessenabwägung gemäß § 626 Abs. 1 BGB verarbeitet werden, insbesondere Angaben zum Kündigungsgrund und zur entsprechenden Dokumentation. Bei Abmahnungen verarbeiten wir insbesondere Informationen zur jeweiligen Pflichtverletzung. Darüber hinaus speichern wir Angaben zur Abwicklung des Arbeitsverhältnisses, beispielsweise Nachweise über die Rückgabe von Arbeitsmitteln oder Urlaubsbescheinigungen für zukünftige Arbeitgeber.
Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Datenverarbeitung richtet sich vorrangig nach § 26 Abs. 1 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und liegt in der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.
Ein weiterer Zweck der Verarbeitung besteht in der Erfüllung gesetzlicher Pflichten als Arbeitgeber, insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 26 BDSG.
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z. B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere zur Aufklärung von Straftaten gemäß § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG.
Bei Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO dient dies zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit oder dem Sozialschutz (z. B. Verarbeitung von Gesundheitsdaten gegenüber Krankenkassen, Berücksichtigung einer Schwerbehinderung im Zusammenhang mit Zusatzurlaub oder zur Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG.
Ihre gesonderten Einwilligungen können gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a, 7 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden. Soweit in diesem Kontext besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO verarbeitet werden sollen, bezieht sich eine ggf. zu erteilende Einwilligung auch auf diese Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
Quellen der Daten
Neben den von Ihnen selbst zur Verfügung gestellten Daten verarbeiten wir, soweit erforderlich, auch personenbezogene Daten, die wir von Dritten erhalten. Hierzu gehören insbesondere folgende Quellen:
Ihre Lohnsteuerabzugsmerkmale beziehen wir über die beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) geführte ELStAM-Datenbank (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale).
Sozialversicherungsrechtlich relevante Daten können wir, soweit gesetzlich vorgesehen, von Sozialversicherungsträgern oder Krankenkassen erhalten.
Sofern für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, können wir zudem personenbezogene Daten von Behörden oder sonstigen öffentlichen Stellen erhalten, beispielsweise im Zusammenhang mit Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnissen.
Soweit Sie uns Bewerbungsunterlagen über externe Recruiting-Plattformen oder Personalvermittlungen zur Verfügung stellen, erhalten wir die dort von Ihnen hinterlegten personenbezogenen Daten über diese Stellen.
Datenlöschung
Alle von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden vernichtet bzw. gelöscht, sobald sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nicht mehr erforderlich sind und gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung nicht entgegenstehen.
Gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten können sich insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben und Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren vorsehen.
Wir löschen personenbezogene Daten auch, wenn Sie eine erteilte Einwilligung widerrufen haben und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Zudem haben wir bei der Speicherdauer gegebenenfalls gesetzliche Verjährungsfristen zu beachten, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu 30 Jahre betragen können.
Eine darüber hinausgehende Speicherung Ihrer Daten ist zudem zulässig, sofern noch arbeitsvertragliche Pflichten wie die Zeugniserstellung bzw. Referenzschreiben zu erfüllen sind oder die Weiterverarbeitung nach erfolgter Interessenabwägung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Vertrauliche Behandlung und Empfänger Ihrer Daten
Ihre Daten behandeln wir selbstverständlich vertraulich. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten intern nur an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen (z. B. Buchhaltungsabteilung).
Wir übermitteln Ihre Daten nur dann an Empfänger außerhalb von Earlybird, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder vorschreiben, die Weitergabe zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt oder verpflichtet sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten insbesondere sein:
Empfänger, an die die Weitergabe zur Vertragsbegründung, Vertragsdurchführung oder zur Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, wie z. B. Banken und Steuerberater zur Berechnung und Auszahlung von Lohn und Gehalt.
Öffentliche Stellen und Institutionen, wie z. B. Sozialversicherungsträger, Finanzämter und Aufsichtsbehörden, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
Wirtschaftsprüfer im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen Abschlussprüfung.
Rechtsanwälte, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, zur rechtlichen Beratung oder zur Durchführung rechtlicher Verfahren erforderlich ist.
Weitere Empfänger, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben, z. B. private Krankenkassen.
Zur Erbringung bestimmter Leistungen und zur Verarbeitung Ihrer Daten setzen wir zudem Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ein. Hierbei handelt es sich um Dienstleister aus folgenden Kategorien:
Hosting-/Cloud-Dienstleister für den Betrieb unserer Website
Cloud-Dienstleister für Dokumentenablage und E-Mail-Kommunikation
Anbieter/Betreiber unserer Lohn- und Gehaltsabrechnungs- sowie Finanzbuchhaltungssoftware
Anbieter/Betreiber unseres Personalverwaltungssystems
Anbieter/Betreiber von Systemen für Mitarbeitergespräche und Personalentwicklung
Anbieter/Betreiber unserer Bürosoftware inkl. Intranet
Anbieter/Betreiber von Tools zur internen Kommunikation
Anbieter/Betreiber von Videokonferenz- und Telefoniesystemen
Anbieter/Betreiber von Reisebuchungs- und Spesenmanagementsystemen
Anbieter/Betreiber von Plattformen für Pflichtschulungen
Anbieter/Betreiber von KI-Anwendungen
IT-Dienstleister für Betrieb, Wartung und Support unserer IT-Infrastruktur
Anbieter/Betreiber von Lösungen zur Geräteverwaltung, IT-Sicherheit und Datensicherung
Die Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf unsere Weisung und sind zur Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen verpflichtet worden. Sämtliche Auftragsverarbeiter wurden sorgfältig ausgewählt und erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erbringung der Leistungen erforderlich ist.
Die Server einiger von uns eingesetzter Dienstleister befinden sich in den USA oder anderen Ländern außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (sog. Drittländer). In diesen Ländern kann ein von den europäischen Datenschutzstandards abweichendes Datenschutzniveau bestehen.
Soweit Daten an Dienstleister in den USA übermittelt werden, die nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind, erfolgt die Datenübermittlung auf Grundlage des entsprechenden Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission.
Soweit Ihre Daten in anderen Drittländern verarbeitet werden oder kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt, stellen wir durch geeignete Garantien, insbesondere durch den Abschluss der von der Europäischen Kommission bereitgestellten Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, ein angemessenes Datenschutzniveau sicher.
Darüber hinaus können in Einzelfällen weitere gesetzliche Verpflichtungen zur Übermittlung personenbezogener Daten bestehen.
Ihre Rechte
Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Ferner besteht das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt, sowie in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sofern die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, sind Sie gemäß Art. 7 DSGVO berechtigt, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, bleiben hiervon unberührt. Bitte beachten Sie, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben trotz Ihres Widerrufes für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (vgl. hierzu „Datenlöschung“). Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die Personalabteilung, an dataprotection@earlybird.com oder an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
Widerspruchsrecht
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Stand: Oktober 2026
Privacy Information for Employees Pursuant to Articles 13 and 14 GDPR
Privacy Notice for Employees
Controller and Data Protection Officer
The controller responsible for data processing is
Earlybird GmbH & Co. KG
Münzstraße 23
10178 Berlin
with which you have concluded an employment contract.
For questions about data protection, you can reach us at dataprotection@earlybird.com.
We are supported in fulfilling our data protection obligations by our Data Protection Officer:
datenschutz nord GmbH, Berlin-Charlottenburg branch
Kurfürstendamm 212
10719 Berlin
office@datenschutz-nord.de
Data We Process
As part of the hiring process, we ask you to complete a personnel questionnaire. Using this questionnaire, we collect personal data that we need to establish, perform and terminate the employment relationship and, in particular, for proper payroll accounting (Article 88 GDPR in conjunction with Section 26(1) BDSG or Article 6(1)(b) GDPR). Information marked as mandatory is required to perform the employment relationship. Without this information, it may not be possible to perform the employment relationship properly (e.g. payroll). Fields marked as voluntary or optional do not have to be completed.
In addition to master and contact data, we collect and store information about your employment with us as well as your qualifications and career history. This also includes the information you provided to us during the application process. We collect information on existing secondary employment in order to check its compatibility with your work for us.
We also collect data relevant to tax and social security. This includes in particular your tax identification number, tax class, any child allowances and information on your religious affiliation (where relevant for tax purposes). We may also obtain this and other data governed by Section 39e of the German Income Tax Act (EStG) from third parties (see "Sources of Data").
In addition, we record information on taxable previous employment in the current calendar year in order to calculate tax correctly. We also collect information on your health insurance and, where applicable, other employment-related supplementary insurance in order to meet our statutory payment and reporting obligations.
When calculating social security contributions, we ask whether you are a parent, and for the number and dates of birth of your children. We need this information to determine whether the additional long-term care insurance contribution for childless persons under Section 55(3) of the German Social Code, Book XI (SGB XI) applies. Where necessary, we will ask you to prove your parenthood with suitable documents. In this case, we only record in your personnel file that your parenthood has been verified and return or destroy the documents.
If you are not yet of legal age at the time of hiring, we may ask for a certificate of an initial medical examination. We are obliged to do so under Section 32 of the German Youth Employment Protection Act (JArbSchG).
In certain cases, we ask you to present a work permit or residence permit. We only do so where this is necessary to verify the lawfulness of your employment.
Voluntary Information
Fields marked as voluntary or optional in the personnel questionnaire, or otherwise indicated to you as voluntary, do not have to be completed.
During the hiring process, we ask you, for example, whether you have a severe disability. This information serves to protect your rights under the German Social Code, Book IX (SGB IX) and to calculate any compensatory levy under Section 160 SGB IX. Answering is voluntary during the first six months of employment. After this period, you are obliged to state truthfully whether you have a severe disability.
If we ask you for photos during the hiring process or at a later date (e.g. for internal communication, organisational charts, LinkedIn or the company website), we do so on the basis of a separate declaration of consent. Giving consent is voluntary, and you can withdraw it at any time with effect for the future. The processing is based on Article 6(1)(a) and Article 7 GDPR in conjunction with Section 26(2) BDSG.
Further Data Processing
In the course of the employment relationship, we process further personal data, in particular on periods of illness, absences (e.g. holiday, special leave, maternity protection) and working hours. As a principle, we only collect and process this data where this is necessary to perform the employment relationship under Section 26 BDSG or Article 6(1)(b) GDPR or is permitted by other legal provisions.
As part of your work, you may receive access to systems in which further personal data is processed. For example, communication data is processed when you use email and telephone systems. User accounts including access credentials may be processed for access to particularly protected areas. If you book travel or claim travel and other expenses, your travel, receipt and bank data are processed. We also record your working and project hours for billing and documentation purposes, as well as business correspondence with you.
To ensure information security, which we are also required to ensure under supervisory law as a regulated alternative investment fund manager (Kapitalverwaltungsgesellschaft), we manage the devices provided to you centrally, use security software and back up our systems regularly. This involves processing in particular device and user identifiers, information on installed software, login and log data, and security-relevant events. We use this data exclusively for IT security and IT operations. The legal basis is Article 6(1)(c) GDPR in conjunction with the supervisory requirements for IT security, and Article 6(1)(f) GDPR.
As part of performance, feedback and development reviews, we process information on agreed objectives, feedback, performance assessments and your professional development.
We document your participation in mandatory training (e.g. on data protection, information security and compliance) in order to demonstrate compliance with statutory and supervisory training obligations.
When AI applications are used (e.g. chat and research assistants or applications that create meeting notes), personal data may be processed, in particular your user ID, your inputs and the generated output, as well as content and transcripts of meetings you take part in. We only use AI applications that we have reviewed and approved in advance. We do not take decisions about the employment relationship based solely on automated processing within the meaning of Article 22 GDPR.
We keep a personnel file in which information relevant to the employment relationship is stored and documented. If you would like to inspect your personnel file, you can contact the HR department at any time.
If we are reviewing or preparing the termination of the employment relationship, we process the personal data required for this. This includes in particular absences due to illness or certificates of incapacity for work in the case of a dismissal on grounds of illness, and, where applicable, information for preparing and carrying out a social selection under Section 1(3) of the German Protection Against Dismissal Act (KSchG) (in particular length of service, age, maintenance obligations and, where applicable, severe disability). In the case of an extraordinary dismissal, data may also be processed for the balancing of interests under Section 626(1) of the German Civil Code (BGB), in particular information on the reason for dismissal and the corresponding documentation. For warnings, we process in particular information on the respective breach of duty. We also store information on the winding-up of the employment relationship, for example proof of the return of work equipment or holiday certificates for future employers.
Purpose of Data Processing
The purpose of data processing is determined primarily by Section 26(1) BDSG or Article 6(1)(b) GDPR and consists in establishing, performing and terminating the employment relationship.
A further purpose of processing is the fulfilment of our legal obligations as an employer, in particular under tax and social security law, pursuant to Article 6(1)(c) GDPR in conjunction with Section 26 BDSG.
Where necessary, we process your personal data on the basis of Article 6(1)(f) GDPR to protect our legitimate interests or those of third parties (e.g. authorities). This applies in particular to the detection of criminal offences under Section 26(1) sentence 2 BDSG.
Where special categories of personal data within the meaning of Article 9(1) GDPR are processed, this serves to exercise rights or fulfil legal obligations under employment law, social security law or social protection law (e.g. processing health data vis-à-vis health insurance funds, taking a severe disability into account in connection with additional leave or to calculate the compensatory levy for severely disabled persons). The processing is based on Article 9(2)(b) GDPR in conjunction with Section 26(3) BDSG.
Your separate consents may serve as a legal basis under Article 6(1)(a) and Article 7 GDPR in conjunction with Section 26(2) BDSG. Where special categories of personal data within the meaning of Article 9 GDPR are to be processed in this context, any consent given also covers this data (Article 9(2)(a) GDPR).
Sources of Data
In addition to the data you provide yourself, we also process, where necessary, personal data we receive from third parties. These include in particular the following sources:
We obtain your wage tax deduction characteristics from the ELStAM database (electronic wage tax deduction characteristics) maintained by the Federal Central Tax Office (BZSt).
Where provided for by law, we may receive data relevant to social security from social security institutions or health insurance funds.
Where necessary to perform the employment relationship, we may also receive personal data from authorities or other public bodies, for example in connection with residence or work permits.
If you provide us with application documents via external recruiting platforms or recruitment agencies, we receive the personal data you stored there via these parties.
Data Deletion
All personal data we collect is destroyed or deleted as soon as it is no longer required to perform the employment relationship and statutory retention periods do not prevent deletion.
Statutory retention and documentation obligations may arise in particular from the German Commercial Code (HGB) and the German Fiscal Code (AO) and may provide for retention periods of six to ten years.
We also delete personal data if you have withdrawn your consent and no statutory retention obligations prevent deletion. When determining the storage period, we may also have to take statutory limitation periods into account, which, for example under Sections 195 et seq. of the German Civil Code (BGB), are generally three years but in certain cases may be up to 30 years.
Longer storage of your data is also permitted where contractual obligations, such as issuing a reference or letter of recommendation, still have to be fulfilled, or where, following a balancing of interests, further processing is necessary to establish, exercise or defend legal claims.
Confidential Treatment and Recipients of Your Data
We naturally treat your data confidentially. Internally, we only pass on your personal data to the departments and persons who need it to fulfil contractual and legal obligations or to protect our legitimate interests (e.g. the accounting department).
We only transfer your data to recipients outside Earlybird where statutory provisions permit or require this, the transfer is necessary to perform the employment relationship, we have your consent, or we are authorised or obliged to provide information. Under these conditions, recipients of personal data may in particular be:
Recipients to whom the transfer is necessary to establish or perform the contract or to fulfil the employment relationship, such as banks and tax advisers for calculating and paying salaries.
Public bodies and institutions, such as social security institutions, tax offices and supervisory authorities, to fulfil legal obligations.
Auditors as part of the statutory audit of the annual financial statements.
Lawyers, where this is necessary to establish, exercise or defend legal claims, for legal advice or to conduct legal proceedings.
Other recipients for whom you have given us your consent to transfer data, e.g. private health insurance funds.
To provide certain services and to process your data, we also use service providers as processors under Article 28 GDPR. These are service providers from the following categories:
Hosting/cloud providers for operating our website
Cloud providers for document storage and email communication
Providers/operators of our payroll and financial accounting software
Providers/operators of our HR management system
Providers/operators of systems for employee reviews and people development
Providers/operators of our office software, including intranet
Providers/operators of internal communication tools
Providers/operators of video conferencing and telephony systems
Providers/operators of travel booking and expense management systems
Providers/operators of platforms for mandatory training
Providers/operators of AI applications
IT service providers for operating, maintaining and supporting our IT infrastructure
Providers/operators of solutions for device management, IT security and data backup
The service providers process personal data exclusively on our instructions and have been obliged to comply with the applicable data protection provisions. All processors have been carefully selected and only receive access to your data to the extent and for the period required to provide their services.
The servers of some of the service providers we use are located in the USA or other countries outside the European Union or the European Economic Area (so-called third countries). The level of data protection in these countries may differ from European data protection standards.
Where data is transferred to service providers in the USA that are certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework, the transfer is based on the corresponding adequacy decision of the European Commission.
Where your data is processed in other third countries or no adequacy decision applies, we ensure an adequate level of data protection through appropriate safeguards, in particular by concluding the standard data protection clauses adopted by the European Commission under Article 46(2)(c) GDPR.
In addition, further legal obligations to transfer personal data may arise in individual cases.
Your Rights
As a data subject, you have the right to access the personal data concerning you (Article 15 GDPR), to rectification of inaccurate data (Article 16 GDPR) or to erasure if one of the grounds listed in Article 17 GDPR applies, e.g. if the data is no longer necessary for the purposes pursued. You also have the right to restriction of processing if one of the conditions listed in Article 18 GDPR is met, and the right to data portability in the cases of Article 20 GDPR. Where the processing of personal data is based on your consent, you are entitled under Article 7 GDPR to withdraw this consent at any time with effect for the future. Processing carried out before the withdrawal remains unaffected. Please note that we may have to retain certain data for a certain period despite your withdrawal in order to comply with legal requirements (see "Data Deletion"). You also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority about our processing of your personal data.
To exercise your rights, you can contact the HR department, dataprotection@earlybird.com or our Data Protection Officer at any time.
Right to Object
Where we process your personal data on the basis of Article 6(1)(e) or (f) GDPR, you have the right to object to the processing at any time on grounds relating to your particular situation. We will then no longer process the personal data unless there are demonstrably compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms, or the processing serves to establish, exercise or defend legal claims.
Last updated: October 2026
